Nu putem vorbi despre digitalizare dacă în continuare semnăm şi păstrăm documentele fizic (bazându-ne pe pix şi dosare ordonate metodic într-un fişet – în cel mai bun caz!), dar nu luăm în calcul trecerea vechilor documente în mediul electronic. Pentru că în România acest segment este unul prea puțin luat în considerare în ultimi ani, un cărășan a simțit potențialul acestui segment de piață și a dezvoltat un bussines unicat pentru județul nostru. La ani buni după ce acesta a intrat pe piață, Guvernul anunța și el „Olimpiada digitalizării” în România, iar noul guvern are și un minister dedicat acestui concept.
Silviu Boldea, un tânăr antreprenor din Oțelu Roșu, alături de soția sa, Nicoleta, a creat compania Dualnis Winrar, o companie specializată în arhivarea şi administrarea de documente în format electronic. Astăzi, această afacere înseamnă 7 angajaţi, câteva milioane de file digitalizate şi depozite de păstrare a arhivei cu o capacitate de peste 100 kilometri liniari.
Am dorit să află parcursul lui și să înțelegem ce înseamnă procesul de digitalizare pentru o instituție sau o companie privată. Și mai ales cum au ajuns Silviu și Nicoleta să se încumete spre o investiție inedită. Au plecat la drum în anul 2017, au o echipă bine structurată și contracte serioase în toată țara. Acum au trecut la nivelul următor, au investit încă o dată și au ajuns la un nivel extrem de ridicat de digitalizare. Iar pentru clienții deja existenți, Dualnis Winrar a decis să le ofere gratuit digitalizarea întregii arhive aflate în custodia sa.
1.Cum v-a venit ideea să faceți acest business și cum ați ajuns de la idee la afacere?
Este un concept de familie, astfel că, împreuna cu soția mea, Nicoleta, prin sprijin reciproc, idei îndrăznețe și încredere am reușit să punem bazele companiei Dualnis Winrar. Ideea acestui business ne-a venit în urma unor discuţii avute cu un prieten. De la idee la afacere a fost drum lung, deoarece acest business presupune cursuri de pregătire şi, nu în ultimul rând, autorizări, în condiții speciale, din partea Statului.
- Ce investiție a fost necesară pentru a crea businessul?
Îmi place să spun că cea mai importantă investiție a fost munca și sufletul depus. A fost un parcurs foarte greu dar am avut mereu convingerea că vom reuși. Ca finanțare, nu am apelat la fonduri europene sau alte surse de finanțare, am folosit doar resursele familiei. Acest lucru arată că am crezut în acest bussines de la început.
„Ne putem lăuda cu prima aplicație românească de inventariere a documentelor conform legii Arhivelor Nationale a Romaniei.”
- Ce aduce nou bussinesul dumneavoastră în peisajul antreprenorial?
Astăzi deținem, în Oțelu Roșu și Caransebeș, singurele depozite de păstrare arhivă din Caraș-Severin, dar și un centru de digitizare și prelucrarea arhivistică. Deși domeniul arhivării electronice era unul relativ nou pe piața din România, am simțit nevoia să mergem și mai departe, astfel că, în urma cu 3 ani, am început dezvoltarea unei aplicații software. Aceasta eficientizează procesarea datelor prin eliminarea erorile umane din procesul de arhivare. Totodată, aplicația oferă transparență clienților noștri prin punerea la dispoziție în timp real al stadiului de prelucrare a arhivei lor.
Aceasta aplicație software e gata să primească noi utilizatori din rândul firmelor de arhivare din România dar și a creatorilor de arhivă.
- Povestiți-mi puțin mai detaliat, vă rog, ce înseamnă acest domeniu al arhivării și administrați documentele? Despre ce fel de documente este vorba și cui se adresează?
Toți creatorii de documente din România și aici mă refer în special la instituții publice și companii private au obligativitatea respectării legii Arhivelor Naționale ale României prin arhivarea și păstrarea corectă a documentelor.
Corespondența, documente contabile, documente de stare civilă, proiecte tehnice, documentele medicale sau statele de plată sunt doar câteva exemple de tipuri de documente care se păstrează anumite perioade de timp, respectiv 5, 10, 15, 50, 100 de ani, unele chiar permanent. Noi suntem autorizați de către Arhivele Naționale ale României în a prelucra arhivistic documente, în legătoria lor dar și în păstrarea, conservarea și utilizarea documentelor deținute.
Pentru a veni în sprijinul partenerilor noștri am dezvoltat și serviciul de arhivare electronică și management de documente. Acest serviciu înseamnă practic primul pas spre digitizare și digitalizare în orice instituție. Activitatea de arhivare electronică se efectuează cu echipamente și softuri specifice, care ajută utilizatorii să își regăsească foarte rapid documentele, să elimine total pierderea lor și să eficientizeze timpul de lucru petrecut la birou. Chiar dacă e un serviciu mai nou în România, îl promovăm cât putem de mult, există deschidere și avem încredere că într-o zi o să fie indispensabil în orice organizație din țară.
- Povestiți-ne despre procedura de lucru în acest domeniu. Cât de multe documente ați prelucrat până în prezent?
Pentru a prelucra arhivistic documente trebuie sa acorzi atenție fiecărei file dintr-un dosar, la fel și pentru a digitiza, este vorba despre un proces foarte migălos, care necesită atenție sporită. Totodată trebuie să cunoști foarte multe tipuri de documente, să înțelegi logica celui care le-a creat și le-a pus în ordine sau la întâmplare, în unul sau mai multe dosare. Practic trebuie să faci ordine în sute de mii de file, să le numerotezi ca, mai apoi, să îți rezulte un produs finit, adică un dosar frumos legat într-o copertă cu toate datele de identificare înscrise pe el.
De la înființare și până în prezent am prelucrat și digitizat câteva milioane de file. Atunci când începem un proiect nou cu un client, volumul de lucru fluctuează de la o zi la alta. Ținta noastră este ca la sfârșitul fiecărei zile să avem garanția că în acea zi am oferit calitate maximă prin metodele de lucru aplicate. Dovada calității serviciilor prestate stă în faptul că numărul de clienți noi crește, de la an la an.
- Ce presupune mai exact serviciul de depozitare și păstrare a unei arhive și cu ce ajută acest serviciu clienții dumneavoastră?
Putem păstra documente ale unor entități care își externalizează serviciul de administrare a arhivei fie din lipsa spațiului de păstrare sau a costurilor generate de administrarea și întreținere spațiului de păstrare, fie din nevoia de a eficientiza munca fiecărui angajat. Avem capacitatea tehnică de a pune la dispoziție imediat documentul dorit de clientul nostru, în formă digitală sau în formă fizică, în maxim 24 de ore, oriunde pe teritoriul țării. În depozitele de păstrare pe care le-am amenajat, toate documentele sunt păstrate pe rafturi metalice, într-un mediu climatic prielnic și în condiții de maximă siguranță. Deținem documente vechi de peste 100 de ani, sau documente pe care le utilizăm în eliberarea de adeverințe foștilor angajați ai unor întreprinderi care astăzi nici nu mai există fizic.
- Ce așteptări aveți de la acest business pentru anul 2021 și cum vedeți business-ul în viitor?
Având în vedere că ne-am înființat acum 4 ani, ne declarăm mulțumiți de cum evoluează business-ul până în prezent. În anii financiari precedenți am avut cea mai mare cifră de afaceri din Caraș-Severin pentru domeniul nostru, dintr-un total de 8 operatori autorizați. Sperăm ca și acest an, sa fie un an bun pentru toată lumea.
În viitor depinde doar de noi, de calitatea serviciilor oferite, de seriozitatea și corectitudinea cu care tratăm fiecare client. Suntem pregătiți să facem față și să adaptăm business-ul oricărei situații existente în piața de profil. Îmbunătățim mereu servicii noastre și implementăm constant altele noi, începând de la imprimarea unui document, arhivarea lui fizică sau electronică, până la păstrarea sau distrugerea confidențială.
Dar, cel mai important, pentru viitor ne dorim să fim cu toții sănătoși!
